Deze privacyverklaring is van toepassing op alle potentiële klanten, leveranciers en op alle (ex-)medewerkers en stagiaires van Enof creatieve communicatie.
Om onze (potentiële) klanten goed te kunnen bedienen is het nodig dat Enof creatieve communicatie persoonsgegevens verwerkt. Dit om de afspraken die wij met onze klanten, leveranciers en medewerkers gemaakt hebben te kunnen uitvoeren. Dat doen wij zorgvuldig, waarbij wij de wettelijke eisen volgen.
1. Persoonsgegevens die door Enof creatieve communicatie gebruikt worden
Van (potentiële) klanten:
Algemene persoonsgegevens als naam, geboortedatum, contactgegevens, functienaam en burgerlijke staat.
Van medewerkers:
– Algemene persoonsgegevens als naam, geboortedatum en contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat.
– Curriculum vitae (cv), werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie), getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning en (kopie) VAR.
– Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
– Verstrekte gebruikersnamen (eventueel wachtwoorden) om toegang te verkrijgen tot de besloten digitale omgevingen.
Van leveranciers en freelancers:
– Algemene persoonsgegevens als naam, geboortedatum, contactgegevens, functienaam en burgerlijke staat.
– Curriculum vitae (cv), werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie), getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning en (kopie) VAR.
Van sollicitanten worden alleen gegevens verwerkt die relevant zijn voor de sollicitatieprocedure.
2. Doeleinden voor het gebruik van persoonsgegevens en de juridische grondslag daarvoor
Van (potentiële) klanten:
Persoonsgegevens worden gebruikt om uitvoering te geven aan de met de klant gesloten of mogelijk gesloten offerteovereenkomst. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt voor relatiebeheer.
Van medewerkers:
Persoonsgegevens van medewerkers worden gebruikt om een goede uitvoering te geven aan de met de medewerker gesloten (arbeids-)overeenkomst en de wettelijk daarmee samenhangende verplichtingen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt in het kader van de organisatie en bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld inlogmogelijkheden op de geautomatiseerde systemen, toezenden van medewerkersinformatie etc.
Van leveranciers en freelancers:
Persoonsgegevens worden gebruikt om uitvoering te geven aan de met de leverancier en of freelancer gesloten of mogelijk gesloten offerteovereenkomst of opdrachtbevestiging. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt voor relatiebeheer.
3. Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard of verder verwerkt dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan verschillen per (categorie) persoonsgegeven.
De persoonsgegevens van (voormalige) werknemers worden uiterlijk 2 jaar na het einde van het dienstverband verwijderd, tenzij op dat moment nog nodig zijn om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting. Zo worden gegevens omtrent jouw salaris vanwege toepasselijke belastingwetgeving langer bewaard, te weten minimaal 7 jaren.
De persoonsgegevens van sollicitanten worden met de toestemming van de sollicitant maximaal 1 jaar door ons bewaard, tenzij de sollicitant bij ons in dienst treedt. Indien een sollicitant geen toestemming aan ons verleent, zullen de persoonsgegevens van deze sollicitant binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure door ons worden verwijderd.
4. Delen van gegevens
Enof creatieve communicatie is terughoudend met het delen van de gegevens van klanten, leveranciers, freelancers, medewerkers en stagiaires. Gegevens worden in beginsel alleen gedeeld als daar toestemming voor is verkregen.
Het delen van gegevens kan nodig zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening of als dit wettelijk verplicht is. Voorbeelden daarvan zijn o.a. het indienen van declaraties bij de financiers, het leveren van drukwerk, het bespreken van verzuim casuïstiek met de bedrijfsarts.
Daarnaast worden soms gegevens (geanonimiseerd) gedeeld op grond van het gerechtvaardigde belang van Enof creatieve communicatie. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om statistieken en rapportages op te stellen.
5. Rechten betrokkenen
Inzagerecht
Klanten, leveranciers, freelancers, medewerkers en stagiaires hebben het recht op inzage in de eigen gegevens. Wanneer blijkt dat deze gegevens niet kloppen hebben zij het recht deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan verzocht worden de eigen persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie of om de verwerking van gegevens te beperken.
Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als de inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen, of als Enof creatieve communicatie de gegevens nog nodig heeft). In dat geval zal Enof creatieve communicatie motiveren waarom er geen (volledig) gehoor gegeven kan worden aan het verzoek.
Recht klacht in te dienen
Enof creatieve communicatie gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en probeert zich hier ook steeds in te verbeteren. Als je een tip of klacht hebt over de wijze waarop wij omgaan met je persoonsgegevens, dan vragen wij je om dit te melden aan Enof creatieve communicatie. Onze Privacy Officer kan je tip of klacht beoordelen en eventueel verbeteringen aanbrengen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.6.Correspondentie, website, klanttevredenheidsonderzoek, relatie-evenementen
Aanvullend op bovenstaande worden ook persoonsgegevens van bezoekers van onze websites, klanttevredenheidsonderzoek en relatie-evenementen van Enof creatieve communicatie verwerkt.
Correspondentie
Je kunt ons benaderen via e-mail, post of het contactformulier via onze website. De correspondentie wordt alleen gebruikt en bewaard om je vraag/klacht/verzoek af te halen, en om de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken.
Website
De website kan bezocht worden zonder dat persoonsgegevens verstrekt worden. Wel verzamelt Enof creatieve communicatie bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van haar websites, zoals het IP-adres van uw computer, het type browser waarvan u gebruik maakt, de datum en tijd van toegang tot de website, de regio van waaruit u onze website bezoekt, de website via welke u op onze website bent gekomen, de pagina’s en onderdelen van de website die u bezoekt en welke informatie u bekijkt.
De verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van de website af te stemmen op de wensen en de behoeftes van de bezoekers van onze website. Zie voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken de pagina cookiebeleid.
Klanttevredenheidsonderzoek
Enof creatieve communicatie mailt klanten om te vragen om mee te doen met het klanttevredenheidsonderzoek. De ontvanger heeft de mogelijkheid om zich af te melden voor dit klanttevredenheidsonderzoek. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de dienstverlening van Enof creatieve communicatie te verbeteren.
Relatie-evenementen
Enof creatieve communicatie mailt klanten, leveranciers en freelancers om te vragen om zich aan te melden voor de relatie-evenementen van Enof. De ontvanger heeft de mogelijkheid om zich af te melden voor deze relatie-evenementen. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de relatie van de klanten en leveranciers en freelancers van Enof creatieve communicatie te verbeteren.
7. Beveiliging
Enof creatieve communicatie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige gebruik. Als persoonsgegevens (in opdracht van Enof creatieve communicatie) door derden worden verwerkt, dan is daar altijd een overeenkomst mee afgesloten die erop toeziet dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens en dat deze adequaat worden beschermd. De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden binnen en buiten Nederland.
8. Wijzigingen
Enof creatieve communicatie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden aan om regelmatig deze privacyverklaring te controleren of er aanpassingen hebben plaatsgevonden.
9. Contactgegevens
Heb je naar aanleiding van deze verklaring nog vragen, opmerkingen of klachten? Dan kan je mailen naar [email protected] of per post naar:
Enof creatieve communicatie
T.a.v. de Privacy Officer
Muntkade 11
3531 AK Utrecht
Versie: 1.1
Van toepassing vanaf: 25 mei 2018